1. Indicaciones generales
Con la finalidad de agilizar y facilitar al máximo el reparto de las papeletas de sitio, se comunica el procedimiento que se seguirá desde secretaría y mayordomía para su expedición, así como el régimen de solicitud y retirada de papeletas reservadas a través de correo electrónico.
2. Solicitud y reserva de insignias
Para la solicitud y reserva anticipada de las papeletas de sitio, se habrá utilizado el formulario que se encuentra adjunto a la hoja informativa del pasado mes de enero. Dicho formulario, una vez cumplimentado, debió entregarse físicamente en la secretaría de la hermandad, o bien pudo ser enviado debidamente cumplimentado y firmado como documento adjunto a través del correo electrónico dirigido a la dirección: secretaria@hermandaddesangonzalo.es.
La secretaría hubo de devolver un correo al hermano confirmando la recepción del formulario. Se rogaba encarecidamente a los hermanos que no recibiesen el correo de confirmación que se pusieran en contacto con la secretaría para solventar la incidencia.
El plazo para solicitar la reserva de insignias fue del lunes 22 de enero de 2024 al jueves 15 de febrero de 2024, fecha que fue improrrogable. A partir de ésta, se entendió que el hermano que no solicitó la reserva de su insignia la deja disponible para que la mayordomía la adjudique, siguiendo el principio de antigüedad.
3. Procedimiento para el reparto de papeletas
Como en años anteriores, se utilizará un sistema de números para ordenar el turno de recogida de las papeletas. Se ruega encarecidamente el respeto a dicho turno. Los números podrán empezar a retirarse a partir de las 19 horas en la casa de hermandad cada uno de los días habilitados para el reparto.
Se respetará el turno en la cola. Un hermano que colabora con el reparto requerirá los apellidos y el nombre de quien acuda a retirarla, y verificará que esa persona tiene firmado el consentimiento expreso para poder utilizar sus datos de acuerdo a lo que marca la legalidad vigente. En caso de que no sea así, se le entregará un documento que deberá depositar en la bandeja al retirar la papeleta de sitio, debidamente cumplimentada y firmada.
Este hermano que ayuda en el reparto de las papeletas entregará un número de orden asignado. En ese documento irá identificada la mesa donde la persona en cuestión debe acudir para retirar su papeleta y depositar el consentimiento expreso facilitado junto a su número de orden. Una vez entregado el número, deberá esperar su turno para ser atendido y recoger la papeleta.
● IMPORTANTE: En caso de que se quiera ir acompañando a un hermano de reciente ingreso, renunciándose así a su puesto en la cofradía por antigüedad, debe indicarse en el momento de la expedición de la papeleta a qué hermano acompañará para poder vincular estas papeletas al hermano recién ingresado en la corporación. Así mismo, se ruega la revisión de las papeletas de sitio antes de su retirada para poder hacer los cambios oportunos en caso de tener que efectuarlos.
4. Calendario
Se establecen los siguientes días de reparto de las papeletas de sitio en la casa de hermandad. Fuera de este calendario no se expedirán papeletas.
• Insignias y cirios apagados: Lunes 26, martes 27 y jueves 29 de febrero de 2024. Pasado este último día citado, las papeletas de sitio de insignias que no hayan sido retiradas, podrán ser adjudicadas por los mayordomos siguiendo el principio de antigüedad.
• Cirios penitentes y varitas: lunes 4, martes 5, miércoles 6, jueves 7, lunes 11, martes 12, miércoles 13 y jueves 14 de marzo de 2024.
Los hermanos costaleros, acólitos, diputados y hermanos brazaletes retirarán sus papeletas de sitio una vez confirmada por los capataces, diputado mayor de cultos y formación y diputado mayor de gobierno en los mismos días anteriormente reseñados.
● IMPORTANTE: Una vez finalizado este plazo de expedición de papeletas de sitio el jueves 14 de marzo de 2024 a las 22 horas, por cuestiones organizativas de la cofradía no se expedirán más papeletas, por lo que se ruega encarecidamente el cumplimiento con estas fechas con el fin de poder elaborar y publicar los listados de la cofradía en tiempo y forma. Igualmente, se recuerda que para poder retirar la papeleta de sitio, es requisito indispensable estar al día en el pago de las cuotas de hermano hasta el primer semestre de este año 2024. Así pues, se informa igualmente que en el caso de tener recibos pendientes, estarán tanto el mayordomo como el cobrador disponibles para realizar los cobros de las cuotas atrasadas antes de la retirada de la papeleta de sitio para la estación de penitencia del año en curso. Dichas cuotas pendientes podrán ser abonadas en efectivo o por tarjeta cuando se acuda a retirar la papeleta.
5. Horario
El horario para la retirada de papeletas de sitio será el siguiente:
• Retirada de números: desde las 19:00 horas en adelante.
• Reparto de papeletas de sitio: de 19:30 a 22:00 horas.
6. Papeletas de sitio reservadas por correo electrónico
El hermano debía cumplir con los siguientes requisitos:
1) La papeleta a solicitar sólo podía ser de cirio, penitente o varita propia del niño.
2) El abono de cuotas ha de tenerse por domiciliación bancaria y estar al día de los mismos hasta el primer semestre de 2024 inclusive.
La fecha tope para el envío de solicitudes de papeletas de sitio mediante correo electrónico fue el jueves 15 de febrero de 2024 a las 23:59 horas. El hermano hubo de solicitar a la secretaría de la hermandad la expedición de su papeleta de sitio a través de correo electrónico con acuse de confirmación de lectura al mail: secretaria@hermandaddesangonzalo.es. En el asunto indicaría “Papeleta de sitio 2024”, mientras que en el mensaje insertaría el nombre y los apellidos del hermano que solicita la papeleta, el D.N.I. de ese hermano solicitante y la papeleta que solicita, donde matizaría, pues, la solicitud elegida entre las siguientes que se señalan:
Varita propia en Cristo.
Varita propia en Virgen.
Cirio pequeño, mediano o grande en Cristo.
Cirio pequeño, mediano o grande en Virgen.
Cruz de penitente.
En caso de haber realizado la petición más de un miembro de una misma unidad familiar, se pudo incluir en el mismo mail los datos de aquellos hermanos que quisieran realizar la solicitud. Por ejemplo: Un padre que quiera efectuar su estación de penitencia con sus dos hijos, hubo de incluir en el mail su nombre y apellidos y los de sus hijos, así como el cirio, varita o cruz con el que desean realizar su estación y/o el titular al que quieren acompañar, Cristo o Virgen, en caso de cirios y varitas propias.
La secretaría, al recibir este correo, comprobó que cumple los requisitos indicados y devolvió un correo al hermano en sentido conforme o no conforme. Si todo era conforme, el hermano podrá pasar a retirar su papeleta en la fecha de la cita otorgada en el correo electrónico que recibió de respuesta. La retirada de estas papeletas se hará en un puesto específico, debidamente indicado. En el caso de no conforme, el hermano deberá pasar por la casa de hermandad y solventar las incidencias que se hayan encontrado, siéndole expedida la papeleta de sitio por el medio presencial, una vez solventada dicha incidencia.
Se recuerda a todos los hermanos que solicitaron la papeleta de sitio vía correo electrónico, su obligación de retirarla durante los días establecidos para evitar los perjuicios que causa a la hermandad su no retirada, tanto en lo concerniente a la organización de la cofradía, como en labores de secretaría y mayordomía.
